הגדרת משימות וביצוען

לאחר שיש ברשותנו את רשימת המטרות לחיים שלנו, כולל היעדים הדרושים להגשמת כל אחת מהן, הגיע הזמן להתחיל בעשייה המכוונת להגשמת המטרות הללו. לשם כך נגדיר משימות מדויקות לכל יעד, ונפעל בהתאם לביצוען.

זה הסדר להצלחה:

ניהול משימות הוא המפתח לקידום הקריירה שלכם.

הגדרת משימות למימוש כל יעד

ניהול רשימת משימות על בסיס קבוע משפר את יכולת החשיבה, המיקוד והריכוז. הרשימה משקפת התקדמות בקריירה, ועוזרת לתעד, להרהר ולהעריך מחדש.

משימות למימוש היעדים יכולות להיות משימות שבועיות או חודשיות והן משתנות כל הזמן בהתאם לקצב העבודה שלנו ולבחירת היעדים.

צריך לבחור יעדים מרשימת המטרות לחיים שלנו ולהתחיל לרשום את המשימות למימוש כל יעד.

תוכן הרשימה נועד אך ורק לעיניים שלכם, ויש לו גם ערך תרפויטי, טיפולי.

טיפים להגדרת משימות:

• לעבוד רק על היעדים, לפי המטרות שהצבתם לעצמכם.
• צריך לחשוב טוב טוב , להחליט מה חשוב ולהגדיר משימות למימושו.
• מידי פעם לעצור ולחשוב שוב מה הדבר הנכון ולשנות אם צריך.
• משימות חשובות – רשמו גם ביומן, הקצו להן יום ושעה ובצעו אותן ללא דיחוי.
• עברו על הרשימה מידי פעם ותורידו משימות שלא מובילות אתכם ליעדים.

את הרשימה ניתן לנהל באפליקציה לניהול משימות, יומן עבודה מקוון, יומן עבודה מנייר (מחברת), או באימייל שלכם. זה תלוי בסביבת העבודה שלכם. תתפלאו, אבל ההמלצה שלי היא לנהל את רשימת המטרות והמשימות בתוכנת האימייל שלכם.

ניהול המשימות בתוכנת האימייל – אימייל עם רשימת 2DO

לאימייל יש יתרונות גדולים: הוא נגיש בכל עת ובכל מקום, נפתח על ידינו מספר פעמים ביום, אישי, מאובטח ומוגן.

תעשו זאת כך:

• צרו אימייל חדש ותנו לו נושא כגון "2DO"
• רשמו בו את כל המשימות שלכם ושמרו אותו בתור טיוטה.
• כשהרשימה שלמה, שלחו לכם את האימייל הזה.
• כשצריך לעדכן, תעשו Forward אליכם ותעדכנו.
• וחוזר חלילה.

רשימת משימות יומיות וביצוען

כתבת, עשית!
עשית, התקדמת!
בואו נלמד איך לכתוב.

כיצד אתם מנהלים את יום העבודה שלכם? האם אתם שולטים בסדר היום? או נשלטים על ידו? האם אתם מצליחים ליזום? לקדם? לתכנן? ולהוציא אל הפועל? או מוצאים את עצמכם מגיבים למיילים, לאירועים, להודעות והסחות דעת? האם אתם מצליחים להשיג את המטרות המקצועיות שלכם או שהן נרמסות תחת לחץ, עומס והעדר כיוון ברור?

אתם צריכים לנהל את עצמכם. לחשוב טוב טוב , להחליט מה חשוב וללכת עליו

סוגים של משימות יומיות:

1. משימות MIT – אלה המשימות החשובות ביותר (Most Important Tasks) שנועדו למימוש היעדים שלנו.
2. משימות של תחזוקה שוטפת – טלפונים, אימיילים, חשבונות, אדמיניסטרציה.
3. משימות אישיות – בילויים, בירורים, ביקורים או טלפונים, מחשבה.
4. משימות לא צפויות – תקלות / בלתמים.

קביעת המשימות היומיות

רשמו את כל המשימות על גבי דף נייר, בין אם מדובר בנייר פנוי, במחברת, ביומן או בלוח תכנון יומי הניתן לרכישה או להדפסה.

ראו פה לוחות תכנון יומיים להורדה והדפסה בחינם.

דבר ראשון: קביעת משימות ה-MIT להיום:

הקדישו זמן לזיהוי משימות ה-MIT (המשימות החשובות ביותר) ושבצו אותן בראש סדר העדיפויות. הקצו אחת עד שלוש משימות לפחות. חישבו טוב טוב אם משימת ה-MIT שהצבתם לעצמיכם היום אכן משרתת את מטרת העל שלכם! והאם היא הכרחית לקידום המטרות שלכם!

דבר שני: משימות התחזוקה, תקלות, בלטמים ואישיות

חשבו על הדברים המטרידים אתכם ומהם הנושאים שעליכם לפתור היום. עברו על תיבת האימייל או על תוכנות הניהול האחרות שברשותכם, ורשמו את יתר המשימות.

אם אתם שמים לב שבדיקת האימייל מרחיקה אתכם בכל יום מביצוע משימות ה-MIT – בדקו את האימייל רק לאחר ביצוע המשימות האלה.

אם ישנן משימות קצרות (עד חמש דקות עבודה) המטרידות אתכם, בצעו אותן באופן מיידי או העבירו אותן לטיפולו של אדם אחר.

כעת התחילו לעבוד על המשימות אחת אחת

"בעת ביצוע משימות ה-MIT או משימות אחרות שהן ארוכות ומורכבות, השתדלו לשמור על ריכוז מלא: כבו התראות, וואטסאפ, הודעות טקסט, רשתות חברתיות ואימייל למשך שעתיים לפחות.

במהלך יום העבודה:

• רשמו רעיונות ומחשבות שעולים בראשכם.
• עבדו בקצב נוח; החוכמה היא לא לעבוד באופן מאומץ, אלא להתמקד בעבודה על הדברים החשובים.
• הקדישו זמן למחשבה מעמיקה.
• האצילו סמכויות בהתאם לצורך.
• אם אתם נמצאים במשרד למשך כל היום, הקפידו לקום לפעילות גופנית קצרה מדי פעם."

אתגר הפוקוס

יום העבודה בעידן המידע רצוף באירועים והוא דינמי מאוד. קל מאוד למצוא את עצמנו במצב פסיבי של כיבוי שריפות במקום במצב של יוזמה, אקטיביות והשגת יעדים. תמיד יש איזה טלפון שלוקח את תשומת ליבנו, איזה מייל, הודעת וואטצאפ או רשת חברתית שיכולים להסיט את הריכוז שלנו מלוח המטרה וזה אתגר לא פשוט להישאר בפוקוס לאורך זמן.

תרבות "מופרעת"

אנחנו חיים בתרבות דיגיטלית חדשה מבוססת "הפרעות". בעידן שבו התראות ממכשירים אלקטרוניים מושכים את תשומת ליבנו כל הזמן עד שכבר התרגלנו לכך. ואם אין איזו התראה או הפרעה, נחפש אותה. העניין הוא שריבוי משימות וריבוי הסחות דעת עלולים לפגוע בביצועים שלנו.

כל כך מעט זמן, כל כך הרבה הסחות דעת

כאשר עובדים רוב שעות היום מול המחשב קל מאוד לסטות מהמסלול כשאף אחד לא מפקח או מסתכל.

כאשר עובדים מהבית יש כביסה וניקיונות שיכולים לשאוב אותנו, החתול או הכלב יכולים ללטוש בנו עיניים חמודות ולהסיט את תשומת ליבנו מהעבודה.

אפשר להיכנס לאיזה אתר חדשות רק כדי להתעדכן, ולהתגלגל משם לידיעות, דעות, כתבות, תגובות ופרסומות שאין בינם לבין העבודה כל קשר.

אפשר להבטיח לעצמנו שאנחנו גולשים רק לרגע ברשת החברתית, ואז לגלול את הפיד עד אין קץ: לידיעה הבאה, לפייק ניוז הבא, לסרטון חתולים הבא, לשיתוף הבא.

קל מאוד להחליט שאמצע יום עבודה הוא זמן טוב לעשות קניות אונליין, ולהתחיל לעבור על כל מוצרי החנות, להוציא ולהכניס מוצרים לעגלה, לקנות מוצרי מכולת לבית, ג'ינס מהמם או איזה קורס דיגיטלי שספק אם נשלים אותו עד הסוף.

אפשר בקלות להיסחף לשיחות וואטצאפ ארוכות או משעשעות שאינן קשורות לעבודה.

אפשר לשחק, "רק כמה רגעים כדי להירגע", במשחק המחשב האהוב עלינו או לצפות רק בפרק אחד (או שניים או שלושה…) בנטפליקס ולגלות מאוחר יותר שכבר הערב ירד ולא הספקנו כלום.

ככה זה, מיקוד קצר נקשר לפריון עבודה נמוך.

כאשר הציפיות אינן ברורות, אין מטרות מוגדרות ואם אין מטרות, הסחות דעת גונבות את הפוקוס ושואבות את האנרגיה עד שלא נותרים כוחות להמשיך ולעבוד. ואז בסוף היום, כאשר אנחנו יושבים עם עצמנו וחושבים רגע מה הספקנו היום? מגלים שבעצם לא השלמנו אף משימה עד לסופה והינה, הלך לו עוד יום מבוזבז, עוד יום שלא קידמנו את העסק שלנו, עוד יום שלא יצרנו משהו חדש.

עכשיו, שלא תבינו לא נכון, זה בסדר גמור ואפילו חשוב וחיוני לעשות הפסקות במהלך יום העבודה: לתת למוח ולאצבעות לנוח, להירגע, להיטען בכוחות חדשים ולקבל פרספקטיבה חדשה. אך חשוב לא פחות להגדיר לוחות זמנים וגם לעמוד בהם.

איך עושים את זה הלכה למעשה? הינה כמה טיפים שיעזרו לעצמאים, כמוכם, למקסם את הריכוז ולהשלים משימות חשובות בסדר יומכם העמוס.

6 טיפים שיעזרו לכם, להישאר מרוכזים

• תכננו היום את מחר: מומלץ להגדיר משימות שיהפכו את היום לפרודוקטיבי. כדאי בכל סוף יום לתכנן לפחות 2 משימות ליום שאחרי. הגדרת יעדים ומטרות חשובה, היא יוצרת תיעדוף, היא מאפשרת מדידת ביצועים והתמקדות. אפשר להשתמש בפלאנר מקוון ועל גביו לציין את המשימות באופן מסודר, לקבל התראות אוטומטיות ולעקוב אחר המטלות שהושלמו ואלו שנותרו וגם לעקוב אחר הביצועים.

• כבו הסחות דעת: פתחתם עסק בישראל, אתם עצמאיים, אתם מוכשרים ועכשיו הגיעה העת להחליט: האם אתם שולטים בטכנולוגיה או שהטכנולוגיה שולטת בכם?. אם תבדקו בכל רגע מה קורה בפייסבוק, בוואטצאפ, באינסטגרם, בטיק טוק ובדוא"ל לא תוכלו להתרכז וזרימת העבודה תופסק. לכן מוטב לכבות באופן יזום כל הפרעה פוטנציאלית כדי שתוכלו להתרכז במה שבאמת חשוב – קידום העסק שלכם.

• ארגנו לעצמכם מקום עבודה ייעודי ונוח: נכון, עצמאים שעובדים מול מחשב בבית למשל יכולים "להיזרק" עם הלפטופ על הספה בסלון ולעבוד כביכול, אבל זה גם לא ארגונומי ויכול לפגוע בבריאות הגב וגם סמוך מדי למסך הטלוויזיה שעלולה להסיח את דעתנו מהעבודה. אם עובדים מהבית, חשוב לבחור מקום שקט וייעודי לעבודה. ממש כפי שחדר השינה הוא המקום שאליו אנחנו הולכים לישון, כך פינת העבודה צריכה להיות מוקדשת אך ורק לעבודה. יתרה מכך, דאגו שפינת העבודה נוחה: שיש לכם מספיק אור, שהשולחן והכיסאות נוחים, שימו עציץ ירוק ויפה, הציבו תמונות בעלות ערך סנטימנטלי או כל דבר שיהפוך את סביבת העבודה לנעימה, נוחה וכיפית.

• הגדירו מטרות וגם לוחות זמנים להשגתן: אם אין יעד, איך יודעים לאן צריך ללכת?. כל עובד ועובדת צריכים תוכנית ואת התוכנית הגדולה (האסטרטגיה) יש לפרק למשימות קטנות (טקטיקה) לביצוע. קיבעו לעצמכם מטרות, כתבו אותן, פרקו אותן למטלות קטנות וכתבו גם אותן. קבעו לוחות זמנים להשלמת כל משימה ומטלה על גבי הפלאנר שלכם, מחקו מטלות שהשלמתם והזכירו לעצמכם, בעזרת התראות מהיומן המקוון, לסיים מטלות שטרם הספקתם.

• תעדפו את המשימות שלפניכם:  אין כללים כאן, כל אחד ואחת יכולים לתעדף את המשימות שלהם בהתאם לצרכיהם ולהרגלים שלהם. אם אתם אנשי בוקר למשל, אז כדאי לתעדף משימות חשובות הדורשות ריכוז רב בתחילת היום, כאשר אתם עוד רעננים. אם אתם נוטים לחוש ערניים באמצע היום, אז קבעו לשעות הצהריים משימות קריטיות. כמו כן, הגדירו זמן ביום למענה לטלפונים, מיילים, הודעות, צ'טים, שיחות ושירות לקוחות. גם כאן יומן מקוון יכול לעזור מאוד בקביעה ושמירה על סדר ארגון ותיעדוף נכון.

• קחו פסק זמן ודעו מתי להפסיק: חשוב להקצות זמן מיוחד בלוח הזמנים הצפוף גם למנוחה והירגעות. חשוב להקפיד על ארוחות מסודרות, כי ללא אוכל אין אנרגיה וכדאי מאוד לפנות זמן ייעודי גם להפסקות. יתרה מכך, למדו להכיר את עצמכם יותר טוב ודעו גם מתי להפסיק לעבוד. חשוב שתהיה לצד עבודה גם חיים אישיים וזמן לפנאי. לכן הגדירו מראש שעות עבודה קבועות בפלאנר  שלכם כמו גם שעות המוקדשות לעצמכם, אחרת תישחקו מהר מאוד.

סוף היום: סיכום וסגירת המשימות למחר

בסיום יום העבודה, רצוי להכין את רשימה המשימות היומיות למחר. בזמן זה חשבו שו מה לעשות ומה לדחות! אם יש אנשים אחרים שיוכלו לעזור אז צוותו להם משימות.

נתבונן ונהרהר בהישגים של אותו היום, במטרה לאתר דרכים יעילות בעזרתן ניתן יהיה להשתפר מחר. גם כאן, חשוב להתרכז בתמונה הגדולה, ולא במשימות קטנות וסיזיפיות. נשאל את כצמנו:

• אילו הישגים היו לנו היום?
• האם יש תחום שניתן לשפר?
• האם יום העבודה היה מוצלח?
• מה היינו עושים אחרת?
• אילו החלטות קיבלנו היום?
• איך הרגשנו ביום עבודה זה?
• אילו חסמים זיהינו בדרך להשגת המטרות? ואיך מתגברים עליהם?

בהצלחה 🙂