הגדרת משימות וביצוען

לאחר שיש ברשותנו את רשימת המטרות לחיים שלנו, כולל היעדים הדרושים להגשמת כל אחת מהן, הגיע הזמן להתחיל בעשייה המכוונת להגשמת המטרות הללו. לשם כך נגדיר משימות מדויקות לכל יעד, ונפעל בהתאם לביצוען.

זה הסדר להצלחה:

ניהול משימות הוא המפתח לקידום הקריירה שלכם.

הגדרת משימות למימוש כל יעד

ניהול רשימת משימות על בסיס קבוע משפר את יכולת החשיבה, המיקוד והריכוז. הרשימה משקפת התקדמות בקריירה, ועוזרת לתעד, להרהר ולהעריך מחדש.

משימות למימוש היעדים יכולות להיות משימות שבועיות או חודשיות והן משתנות כל הזמן בהתאם לקצב העבודה שלנו ולבחירת היעדים.

צריך לבחור יעדים מרשימת המטרות לחיים שלנו ולהתחיל לרשום את המשימות למימוש כל יעד.

תוכן הרשימה נועד אך ורק לעיניים שלכם, ויש לו גם ערך תרפויטי, טיפולי.

טיפים להגדרת משימות:

• לעבוד רק על היעדים, לפי המטרות שהצבתם לעצמכם.
• צריך לחשוב טוב טוב , להחליט מה חשוב ולהגדיר משימות למימושו.
• מידי פעם לעצור ולחשוב שוב מה הדבר הנכון ולשנות אם צריך.
• משימות חשובות – רשמו גם ביומן, הקצו להן יום ושעה ובצעו אותן ללא דיחוי.
• עברו על הרשימה מידי פעם ותורידו משימות שלא מובילות אתכם ליעדים.

את הרשימה ניתן לנהל באפליקציה לניהול משימות, יומן עבודה מקוון, יומן עבודה מנייר (מחברת), או באימייל שלכם. זה תלוי בסביבת העבודה שלכם. תתפלאו, אבל ההמלצה שלי היא לנהל את רשימת המטרות והמשימות בתוכנת האימייל שלכם.

ניהול המשימות בתוכנת האימייל – אימייל עם רשימת 2DO

לאימייל יש יתרונות גדולים: הוא נגיש בכל עת ובכל מקום, נפתח על ידינו מספר פעמים ביום, אישי, מאובטח ומוגן.

תעשו זאת כך:

• צרו אימייל חדש ותנו לו נושא כגון "2DO"
• רשמו בו את כל המשימות שלכם ושמרו אותו בתור טיוטה.
• כשהרשימה שלמה, שלחו לכם את האימייל הזה.
• כשצריך לעדכן, תעשו Forward אליכם ותעדכנו.
• וחוזר חלילה.

רשימת משימות יומיות וביצוען

כתבת, עשית!
עשית, התקדמת!
בואו נלמד איך לכתוב.

כיצד אתם מנהלים את יום העבודה שלכם? האם אתם שולטים בסדר היום? או נשלטים על ידו? האם אתם מצליחים ליזום? לקדם? לתכנן? ולהוציא אל הפועל? או מוצאים את עצמכם מגיבים למיילים, לאירועים, להודעות והסחות דעת? האם אתם מצליחים להשיג את המטרות המקצועיות שלכם או שהן נרמסות תחת לחץ, עומס והעדר כיוון ברור?

אתם צריכים לנהל את עצמכם. לחשוב טוב טוב , להחליט מה חשוב וללכת עליו

סוגים של משימות יומיות:

1. משימות MIT – אלה המשימות החשובות ביותר (Most Important Tasks) שנועדו למימוש היעדים שלנו.
2. משימות של תחזוקה שוטפת – טלפונים, אימיילים, חשבונות, אדמיניסטרציה.
3. משימות אישיות – בילויים, בירורים, ביקורים או טלפונים, מחשבה.
4. משימות לא צפויות – תקלות / בלתמים.

קביעת המשימות היומיות

רשמו את כל המשימות על גבי דף נייר, בין אם מדובר בנייר פנוי, במחברת, ביומן או בלוח תכנון יומי הניתן לרכישה או להדפסה.

ראו פה לוחות תכנון יומיים להורדה והדפסה בחינם.

דבר ראשון: קביעת משימות ה-MIT להיום:

הקדישו זמן לזיהוי משימות ה-MIT (המשימות החשובות ביותר) ושבצו אותן בראש סדר העדיפויות. הקצו אחת עד שלוש משימות לפחות. חישבו טוב טוב אם משימת ה-MIT שהצבתם לעצמיכם היום אכן משרתת את מטרת העל שלכם! והאם היא הכרחית לקידום המטרות שלכם!

דבר שני: משימות התחזוקה, תקלות, בלטמים ואישיות

חשבו על הדברים המטרידים אתכם ומהם הנושאים שעליכם לפתור היום. עברו על תיבת האימייל או על תוכנות הניהול האחרות שברשותכם, ורשמו את יתר המשימות.

אם אתם שמים לב שבדיקת האימייל מרחיקה אתכם בכל יום מביצוע משימות ה-MIT – בדקו את האימייל רק לאחר ביצוע המשימות האלה.

אם ישנן משימות קצרות (עד חמש דקות עבודה) המטרידות אתכם, בצעו אותן באופן מיידי או העבירו אותן לטיפולו של אדם אחר.

כעת התחילו לעבוד על המשימות אחת אחת

"בעת ביצוע משימות ה-MIT או משימות אחרות שהן ארוכות ומורכבות, השתדלו לשמור על ריכוז מלא: כבו התראות, וואטסאפ, הודעות טקסט, רשתות חברתיות ואימייל למשך שעתיים לפחות.

במהלך יום העבודה:

• רשמו רעיונות ומחשבות שעולים בראשכם.
• עבדו בקצב נוח; החוכמה היא לא לעבוד באופן מאומץ, אלא להתמקד בעבודה על הדברים החשובים.
• הקדישו זמן למחשבה מעמיקה.
• האצילו סמכויות בהתאם לצורך.
• אם אתם נמצאים במשרד למשך כל היום, הקפידו לקום לפעילות גופנית קצרה מדי פעם."

סוף היום: סיכום וסגירת המשימות למחר

בסיום יום העבודה, רצוי להכין את רשימה המשימות היומיות למחר. בזמן זה חשבו שו מה לעשות ומה לדחות! אם יש אנשים אחרים שיוכלו לעזור אז צוותו להם משימות.

נתבונן ונהרהר בהישגים של אותו היום, במטרה לאתר דרכים יעילות בעזרתן ניתן יהיה להשתפר מחר. גם כאן, חשוב להתרכז בתמונה הגדולה, ולא במשימות קטנות וסיזיפיות. נשאל את כצמנו:

• אילו הישגים היו לנו היום?
• האם יש תחום שניתן לשפר?
• האם יום העבודה היה מוצלח?
• מה היינו עושים אחרת?
• אילו החלטות קיבלנו היום?
• איך הרגשנו ביום עבודה זה?
• אילו חסמים זיהינו בדרך להשגת המטרות? ואיך מתגברים עליהם?

בהצלחה 🙂